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講講部門後勤管理工作的思路

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講講部門後勤管理工作的思路

發布日期:2018-01-05 作者:後勤餐飲管理 點擊:

講講部門後勤管理工作的思路 

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第一章 我對部門管理的認識                 

一、管理課在公司發展中的重要性 管理課負責著員工衣食住行、文娛康樂,工廠環境、基礎建設、文化宣傳、工業安全等等,幾乎概括了公司全部的後勤保障功能。 管理課功能發揮的好與壞, 在很大程度上對公司人力資源流失率的降低、員工士氣的高昂、員工作業質量和效率的提升、公司業務量的增加、公司在社會上良好企業形象的樹立等諸多方麵起到至關 重要作用。舉兩個例子比較可知:

例一:後勤保障工作做得差:員工吃不飽、睡不好,無處學習娛樂,健康安全不保障,公司 行動無導向,工廠環境烏七八糟,該修未修、該建未建,一片狼籍,處於這種條件下的員工 在這樣的環境中工作,其結果可想而知:員工會有心思提高生產效率、預防不良、開發新產 品嗎?更何談完成定單要求?當然,就算能完成,客戶也不一定會下定單來,政府部門還要 找上門??

例二: 後勤保障工作做得好:員工食宿都很後勤餐飲管理">後勤餐飲管理認為舒適, 整潔的工裝穿在身上顯得很精神、 很自信,“充電”有條件,娛樂設施完善,活動氣氛濃,健康安全知識常宣傳,公司形成了自己的文化,工廠整潔,條件優越,這種狀態下的員工在這樣的環境中工作,其結果??不言而喻。 古兵書講帥軍打仗,離不開“招兵買馬、安營紮寨、屯積糧草” ,這其中兩項都應是管理課 要做的事情,還有講“兵馬未動、糧草先行” ,足可見管理課職能在公司實現戰略目標中的  重要作用。

二、管理課目前在內部管理上存在的問題 

1、部門人員缺乏向心力,整體感不強,職能分配和組織結構跟不上公司發展的節奏。2、對人員的係統性管理不足,缺乏凝聚力,成員精力分散,各謀其事。     3、工作分配欠合理,呈現有的超負荷、有的膨脹、有的不盡職責;權限分配無節製,有 的該放未放,有的放權過當,導致部門運作秩序混亂。                   4、溝通渠道不順暢,有上傳下不達的現象,成員的覺悟意識弱,缺乏外企工作作風和習 慣。                                                               5、管理模式不適應公司發展需要,沒有擺脫“小廠子”和傳統行業的“大鍋飯”“一窩 、  蜂”的作風。                                                   6、未看到部門年度工作及培訓計劃,這也是一個較大的問題。試想,一個缺乏組織概念 的成員在部門裏無目標地工作,其結果會怎樣?預計連部門最基本的穩定運作都難以維持長 久。應付突發事情的能力將逐漸消失,日常工作問題將頻繁發生,工作向被動狀態滑坡,整 天隻能忙於“救火” 。                           三、問題原因分析    

1、對組織管理的認識不深入,組織工作缺乏預見性、建設性和發展性的目光。

2、部分人員對大型工廠的管理及工作經驗不夠豐富,質素仍需提高。

3、缺乏職能訓練,沒有良好的督導和績效考核機製,個別員工能力表現與職位不匹配。

4、管理課工作需要穩重、細心,思考問題需要長遠、周道,常言道: “如無遠慮,必 有近憂” 。                                                         四、我對部門管理工作的思路                                                                    

 1、 部門主管的工作目標   部門是企業內部根據動作需要而設立的一個具有一定獨立性和製約性的功能組織, 它就象鍾 表內的一個齒輪一樣,發揮著不可或缺的作用。這個“齒輪”性能的優劣直接影響到企業的運作和發展。換言之,直接影響到企業戰略目標達成的進度。怎樣使這個“齒輪”持久地處 於優勢狀態呢?答案就是管理, 通過有效的管理使部門功能得到充分發揮,“人盡其才、達到 物盡其用”,甚至對企業產生高附加值的作用。這是部 門主管必須明白的工作目標。 

2、 組織管理   因應部門的各種需要對成員進行評估、識別,利用一種模式有條理地組合成團隊,再將部門 要達成的目標需求量化、具體化,匹配以合適的人員,使整個團隊響應工作的要求。部門主管應明確地認識到,組織模式的好與差,就象“齒輪”性能的好與壞一樣,直接影響到組織自身功能的優劣。 我在一家港資公司服務時,有這樣一個事例: 我初到那家公司的一個月裏,看到一種場麵,終日總有一些主管、班組長圍在廠長的辦公桌前,大事小事都找他來判定、拿主意、確認,他的性質急,發現工作問題時不追究相關負責人而直接找到當事人;這樣繁忙了一天後,晚上還要簽批一大堆文件。我認為對於企業的良好發展, 這樣的現象是一個很嚴重的問題。 我認真研究公司的組織架構圖和各部門職能指引之後,找到了問題的症結,我認為他這樣整天大事小事都要管,什麽文件都要簽,這樣勢必無端地浪費許多寶貴的時間, 一些不需要他花費精力的事都占去了他一半的時間,他哪裏還有 時間對公司運作進行一些建設性的策劃和整體方向的校正呢?再之, 部門劃分過細、 權限 設定不清晰,導至管理跨度拉大,導致首腦沒彈性空間,下屬沒有適當的壓力,由於遇事抓不定主意而產生依賴思想。這樣以來,廠長能力發揮得好,公司最多也隻能是維持發展,而不能夠穩健地快速發展。 於是向廠長提出了修訂公司組織架構和進一步明確部門職能的改善建議,對職能連接較近的部門進行整合,將個性較強的功能組織獨立出來,把部門的職能條理化地序列出來,對於不同職的主管人員級逐級配以相應的責任權限,疏通各種溝通渠道。 經過係 統的調整,通過一段時間的運作,工廠呈現出各負責其責、默契合作的良好局麵。                             上述例子就是結合組織管理的辦法, 因為組織本身就是結合眾人力量的一種手段,利用這種手段使大家結合後的力量更大化擴展。部門管理也應不外乎於此,欲使部門高 效地發揮職能作用,使成員做的事不同而達到的是相同目標,就應先進行組織策劃。人力資源管理課程中強調: “建一個職能明確、層次清晰且富有前瞻性、協調性、支援性、製約性的組織結 構,對於實現企業的戰略目標具有深遠的意義。 ” 組織策劃應依以下程序進行:

   1) 確定部門的職能範圍、工種和性質,據此進行小組整合。

   2) 評估完成全部工作所需的人力,並進行人力配置。

   3) 每一個小組任命一個下屬負責,並明確地界定每個組別的職責、權限和管理幅度。

   4) 製作部門架構圖和職位說明書,讓每一個成員都清楚、明白自己的位置、作用。

   5) 建立內部、部門間和與地方機構溝通的渠道及辦法。這裏列舉我到管理課以來所發現的管理課的三種不同的怪現象,相信能夠說明一些的問題;例一:組長口頭安排下屬工作,一件還沒開始做又被喊來安排第二件事,有時反複幾次。過 一陣子後問:這件事做好沒有?答:做完了;又問:那件事做好了沒有?答:正在做;估計 什麽的事完成了吧?答:在做這件事,那件事完成一半先放那兒了。再過一陣子,連組長自 己忘了都交待哪些事,而上級追下來一件事,組長問下屬:什麽什麽事完成了嗎?答:哦!  忘記了。沒辦法了,這下上級在等結果,一個部門人員都忙起來。

例二:兩個上司,一個上司說你兩點鍾要趕到公司,另一個上司說你兩點鍾要趕到市橋 把什麽事辦妥,下屬這下麻煩了,不知該如何是好。                      例三:一位成員越了一級反映問題、匯報工作,回頭上級問這個成員的直接上司:那個 什麽什麽事是怎麽回事?答:我不明白、我不知道,什麽事呀?還有,主管隔著一位下屬的直屬上司直接布置工作,這位下屬的直屬上司想:我這兩天都沒安這個下屬做,剛好我這下忙不過來,分給他一部分做吧。這位下屬接到任務心裏想:這可怎麽辦,誰的都要做,哪裏吃得消啊!再之,許多等待交期的工作都未完成,沒辦法,發動整個部門,大家一起做(偶爾不怪,常此就有問題)。 由上述事例分析,部門內部管理已產生較大問題,這樣一個局麵,部門是很難發揮良好的作 用的。  分析問題根源就是在:一,部門規劃雖然做了,但不到位,也未運用到實際工作中來;其二,部門運作有些偏離軌道,沒有明確的標準、方法來實現或檢驗規劃的實施。

解決辦法應是:

1) 統一部門的指令係統,規定每個下屬隻接受一個上司的指令和管理,隻向一個上司報告工作情況, 下達指令及匯報工作都應遵循部門的指揮係統, 尊重每位成員的職位、責 任,讓每位成員致力於完成自己的工作。

2) 對一位主管能管理下屬人數和工作承受量的界限劃分適當,因為適中的管理幅度才能確保主管能與下屬做有效的溝通,並能做好對下屬的培養、績效考核工作。管理幅度適中的界定應從主管需自行完成的工作量,對下屬管理溝通所需的時間,各項工作的性質、跨度和完成工作所需的配備等幾個方麵切入,以主管自身能力的強弱、提高下屬的能力強弱、責 任感和歸屬感水平的高低等方麵,判斷管理幅度需要壓縮或擴大。

3) 建立良好的部門溝通協調機製,比如與上下級的協調,與同級單位的協調,與本單位客戶的協調等。協調不隻是口頭談話,而應是就一個項目、一種工作方式、一件事上取得 統一認知,可以製定規章製度、製訂工作目標或計劃、成立專項工作組或委員會等等。

部門管理沒有固定的模式,但有內在的共通性,隨著企業發展的進程,部門應及時導入新的 “管理程式” ,以確保部門始終保持良好的狀態,對公司的發展起到有力的推動作用。

第二章 管理課各項工作現狀分析與改善提案                                                          

一、工廠 5s 推動                                                                    

 1、存在問題: 5s 是工廠管理的基礎,其推動得好與壞,直接牽動著公司的方方麵麵。 目前,公司在 5s 推 動工作上沒有相關推動工作的指導、監督性文件,沒有相關執行的記錄資料;所謂推動,還保持在拿著筆記本看一圈;推動工作似乎原地不動,且有倒退的趨勢。由此看來,5s 工作在管理課現在還幾乎是一片空白。這樣下去,員工思想將會逐漸麻痹,發現 問題的敏感度和主動改善環境的自覺性將逐漸降低,並會丟棄原有的好習慣。                                 2、分析原因: 5s 工作是一項不可間斷的活動,需要堅持不懈地推動。本部門相關成員對 5s 的標準、做法 都能大致說得清楚,但沒有發現對 5s 的推動技巧和策略有獨道見解的 成員;再之,相關人員沒有一跟到底的作風和解決問題的決心。                                             3、建議辦法: 1) 培養或聘請一名5s 專員,製訂 5s 操作手冊,持之以恒地致力於 5s 的推動工作。 2) 推動者提出標準要求,實施並指導做法,檢查驗收,采取糾正措施,持續改善。 3) 加強培訓、宣傳、教導力度,讓 5s 深入員工意識,促使正確地行動,由不斷的 行動 促進習慣的養成。 4) 配合目視管理。                                     二、工業安全   

1、 存在問題: 除了有幾份文件和一些基礎設施以外,也是一片空白;幾份文件流於形 式,也未發揮作用。 然而,搞好工廠安全工作的緊迫性不亞於預防“sars” 。2、 分析原因: 相關人員對工業安全工作重要性的認識程度不夠, 缺乏危機感和憂患意識。 上周火險事件和 事後處理也充分說明部分相關人員對工廠安全工作的重視程度明顯 不夠。 另外, 缺乏實操性 的文件指引,缺少對工業安全有專業認識的人員。3、 建議辦法: 1) 培養或聘請有專職經驗的注冊安全主任,設立工業安全組織,培養一批專職和義務消 防員。 2) 結合工廠實際需要,製定完善的工業安全管理製度、作業指引和控製執行文件係統, 完善安全標識、役施和設備 3) 安全工作重在預防,正所謂“防患勝於救火” 。要經常性、普及性在全廠範圍內開展培 訓、演練,不間斷地向員工宣導相 關知識。  


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